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傳統的檔案管理由于方式落后、設備陳舊等因素，造成管理質量差、查找速度慢、使用效率低，甚至發生檔案資料損毀、丟失等現象。江西交工梨東改擴改擴建項目A1標經理部為全面推動檔案管理規范化進程，深入踐行國家建設項目檔案管理新變革，率先配備智慧檔案室，打造“數字化+標準化”檔案管理新模式，為梨東改擴建項目倡導的“梨東樣板”樹立打造了亮點，形成了可復制的智慧檔案管理模式。據介紹，梨東改擴建項目A1標智慧檔案室具有如下技術特點：

——自動識別技術。智慧檔案室主要應用射頻識別技術、二維碼識別技術、傳感器技術和各種先進的聲像記錄技術，用于實體檔案識別與保護、人員身份識別等。通過互聯網，工作人員可以精準掌握實體檔案的位置、管理狀況等，實現實體檔案與數字檔案的無縫連接，以便檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態，實現管理者與檔案的溝通，提高查找資料的便捷性。

——綠色智能環控。檔案室的存放環境在很大程度上影響了紙質檔案的壽命，其環境中的溫濕度、二氧化碳、粉塵、臭氧等因素會直接影響到檔案的存放時間。梨東改擴建A1標智慧檔案室中環控系統包括恒溫恒濕一體機、空氣監測質量儀、空調、空氣消毒設備等，可針對檔案室的環境缺陷進行智能控制及實時調整，延長實體檔案使用壽命。

——多重智能安防。工程資料作為工程建設的過程檔案，如同工程實體一樣重要。傳統檔案管理模式下，如發生火災、檔案丟失、被盜、泄密等情況，勢必給企業帶來極大的損失。梨東改擴建A1標智慧檔案室配備智能安防系統，包括動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、智能門禁管理系統等，當發生險情或異常情況時，及時報警、通知管理人員，為檔案上了一把“安全鎖”、建了一面“防火墻”。

——電子版大容量。梨東改擴建項A1標智慧檔案室配備9排4檔6層的密集柜，可容納近5000冊檔案，在有限的空間擴大檔案存儲量。在智慧檔案室中，檔案數字化系統把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，可存放海量電子檔案。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

梨東改擴建A1標檔案室的智慧賦能建設，實現電子文件采集、整理、歸檔及電子檔案鑒定、保存、銷毀、統計、編研、檢索、利用、移交等全流程信息化管理，實現了門禁系統、視頻監控系統安防智能化智慧模式，實現了檔案重地環控數字化、標準化設定和監測。對檔案分類整理、施工資料歸集、檔案本身的安全保存及后期資料歸檔移交等方面將達到質的提升。